TESSA 4.2 : Одна платформа – множество сценариев применения
В условиях стремительной цифровизации бизнеса и постоянно меняющихся требований к управлению процессами электронный документооборот давно перестал быть просто инструментом для согласования документов.
Сегодня от системы ЭДО ожидают гибкости, масштабируемости и способности адаптироваться под самые разные задачи - от автоматизации внутренних процессов до построения сложных отраслевых решений. Универсальность платформы становится не дополнительным преимуществом, а необходимым условием её эффективности: чем шире спектр задач, которые можно решить в рамках единой системы, тем выше ее ценность для организации.
В этой статье мы рассмотрим несколько решений, созданных на базе платформы TESSA, и покажем, как ее возможности помогают бизнесу эффективно справляться с совершенно разными вызовами.
TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
TESSA Делопроизводство - это готовый модуль для организации электронного документооборота в части процессов канцелярии. Модуль позволяет быстро перейти к работе с документами в цифровом формате, сохраняя возможность адаптации системы под особенности конкретной организации.
Решение включает полный набор инструментов для управления входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной и нормативной документацией, внутренними документами, поручениями и протоколами совещаний. Благодаря этому компании получают единое пространство для работы с документами на всех этапах их жизненного цикла.
В представлениях модуля «Делопроизводство» реализован контекстный поиск по атрибутам и вложенным документам. При этом, в результатах поиска отображается фрагмент текста, в котором было найдено поисковое слово, а также выделяется сам поисковой запрос.
Предусмотрены различные варианты регистрации документов, которые гибко настраиваются. Регистрация документов возможна как при создании карточек документов, так и через отдельное задание на регистрацию.
Возможно создание поручений на основании любой карточки документа, в том числе на основании существующего поручения. При этом можно просматривать ход исполнения поручений в удобном иерархическом виде.
Для наиболее часто используемых поручений возможно настроить шаблоны, а также готовые тексты поручений.
Для контроля исполнительской дисциплины по поручениям предусмотрены специальные отчеты.
Реализована отдельная форма по работе с замечаниями после прохождения цикла согласования. Это позволяет в едином окне просматривать всю необходимую информацию для корректировки документов в соответствии с полученными замечаниями в виде комментариев, а также в виде файлов с замечаниями.
Поддерживается гибкая настройка процесса согласования, в том числе через заранее настроенные шаблоны согласования.
Добавлен отдельный блок «Нормативные документы» для регистрации документов, которые вводятся в действие приказами или распоряжениями по компании.
Решение одинаково эффективно подходит как для небольших организаций, так и для крупных предприятий с разветвлённой структурой. Встроенные механизмы согласования и подписания документов, рассмотрения материалов, ознакомления сотрудников и контроля исполнения поручений помогают стандартизировать бизнес-процессы и повысить исполнительскую дисциплину.
TESSA АРХИВНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
TESSA Архивное Делопроизводство - специализированное решение на платформе TESSA для организации архивного хранения и учёта документов в соответствии с нормами и правилами приказа Росархива № 77 от 31.07.2023 и федеральным законом 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Модуль помогает компаниям создать современный электронный архив, обеспечить сохранность корпоративной информации и снизить затраты на сопровождение бумажных архивов.
Решение позволяет вести учет хранения документов в разрезе архивных фондов с возможностью деления по любым признакам:
- по юридическим лицам хранимых документов;
- по организационной структуре (филиалы, представительства и т.д.);
- по видам деятельности (основная, дополнительная и т.д.);
- по территориальному, функциональному или другому признаку.
Для каждого архивного фонда создается сводная номенклатура дел на год. Предусмотрен процесс согласования и утверждения номенклатур дел, в том числе сводных.
В сводной номенклатуре дел выстраивается структура по подразделениям, внутри которых формируются подчиненные номенклатуры дел, разделы и дела, формирующие структуру архивного фонда за год.
Предусмотрена возможность добавления любых карточек оперативного учета для отнесения к архивным делам и томам, а также гибкие настройки по автоматическому распределению документов между архивными фондами.
Кроме этого, предусмотрены все необходимые процессы архивного учета:
- Описи номенклатуры дел и сводные описи дел для списания документов в архив
- Контроль сроков хранения документов, уничтожение и экспертиза ценности
- Запросы на доступ и выдачу документов из архива
TESSA ЕДИНОЕ ХРАНИЛИЩЕ ДОКУМЕНТОВ
Система ЕХД TESSA - это современное решение для централизованного хранения, быстрого поиска и безопасного управления электронными документами и контентом. Решение помогает выстроить единое цифровое пространство в организации, обеспечить сохранность данных и повысить эффективность работы с информацией.
Архитектура решения рассчитана на работу в крупных организациях и легко масштабируется по мере роста нагрузки. Горизонтальное масштабирование, кластеризация серверов и открытый REST API обеспечивают высокую производительность системы и позволяют снизить нагрузку на смежные информационные ресурсы. В едином хранилище могут централизованно размещаться файлы, документы различных типов и договоры, что упрощает управление корпоративным контентом.
Дополнительные возможности платформы включают безопасную интеграцию с инструментами искусственного интеллекта для анализа содержимого документов и создания новых объектов на основе полученных данных. Широкие возможности самостоятельной настройки и высокая скорость работы способствуют оптимизации процессов, снижению рисков и повышению общей управляемости цифрового пространства вашей организации.
TESSA МЧД
TESSA МЧД - готовый модуль для организации работы с машиночитаемыми доверенностями. Решение позволяет быстро внедрить процессы создания, подписания и регистрации МЧД, а также легко интегрировать их в существующую систему электронного документооборота.
Использование машиночитаемых доверенностей стало обязательным при подписании электронных документов квалифицированной электронной подписью физического лица. МЧД подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени организации, поэтому компаниям важно обеспечить не только соответствие требованиям законодательства, но и удобное управление такими доверенностями.
TESSA МЧД автоматизирует полный жизненный цикл доверенности: от формирования XML-документа, подписания усиленной квалифицированной электронной подписью и регистрации в распределенном реестре ФНС до отзыва доверенности при необходимости. Модуль поддерживает единый классификатор полномочий, ведение централизованного учёта и хранения доверенностей, а также передачу сведений в смежные информационные системы благодаря универсальному интеграционному сервису.
Гибкая архитектура платформы позволяет встроить модуль "МЧД" в уже используемые решения TESSA, в том числе в существующий процесс по бумажным доверенностям, и организовать единую подсистему управления как машиночитаемыми, так и бумажными доверенностями. Это помогает централизовать процессы, сократить количество ручных операций и упростить взаимодействие с контрагентами при обмене электронными документами.
В результате вы получаете не просто инструмент для выполнения требований законодательства, а комплексное решение, которое делает работу с доверенностями прозрачной, управляемой и удобной, снижает риск ошибок и легко масштабируется по мере развития корпоративной системы электронного документооборота.